Nebenkostenabrechnung korrekt erstellen

Die Nebenkostenabrechnung ist für viele Vermieter eine Herausforderung – doch eine korrekte und transparente Abrechnung ist essenziell, um Streitigkeiten mit Mietern zu vermeiden. Welche Kosten dürfen umgelegt werden? Welche Fristen gelten? Und wie sieht eine rechtssichere Abrechnung aus? In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihre Nebenkostenabrechnung einfach und fehlerfrei erstellen.

1. Was sind Nebenkosten und welche dürfen umgelegt werden?

Nebenkosten, auch Betriebskosten genannt, sind laufende Kosten, die durch den Betrieb einer Immobilie entstehen. Doch nicht alle Kosten dürfen auf den Mieter umgelegt werden. Zulässig sind nur Betriebskosten gemäß § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV).

Umlagefähige Nebenkosten

Grundsteuer
Wasserversorgung & Entwässerung
Heizkosten & Warmwasser
Müllabfuhr & Straßenreinigung
Gebäudereinigung & Hausmeisterkosten
Beleuchtung (Treppenhaus, Außenbereiche)
Schornsteinreinigung
Versicherungen (z. B. Gebäudehaftpflicht)
Gartenpflege & Winterdienst
Kabelgebühren (wenn im Mietvertrag vereinbart)

Nicht umlagefähige Kosten

Verwaltungskosten (z. B. Hausverwaltung)
Instandhaltungs- und Reparaturkosten
Bankgebühren oder Porto für Abrechnungen
Mietausfälle durch Leerstand

2. Welche Fristen müssen Vermieter einhalten?

Eine Nebenkostenabrechnung muss spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter eingehen. Beispiel:

📅 Abrechnungszeitraum: 01.01.2023 – 31.12.2023📌 Späteste Zustellung der Abrechnung: 31.12.2024

Verpasst der Vermieter diese Frist, kann er keine Nachzahlungen mehr fordern, aber Mieter können dennoch eine Erstattung verlangen, falls zu viel gezahlt wurde.

3. Schritt-für-Schritt-Anleitung:

Nebenkostenabrechnung korrekt erstellen

Abrechnungszeitraum festlegen

In der Regel wird ein jährlicher Abrechnungszeitraum (z. B. Kalenderjahr) genutzt. Der Zeitraum muss im Mietvertrag definiert sein.

Gesamtkosten ermitteln

Sammeln Sie alle Rechnungen und Belege für umlagefähige Kosten (z. B. Heizkostenabrechnung, Müllabfuhr, Grundsteuerbescheid).

Verteilungsschlüssel berechnen

Je nach Kostenart gibt es unterschiedliche Verteilungsarten:

Heiz- & Warmwasserkosten: Mindestens 50–70 % müssen nach tatsächlichem Verbrauch abgerechnet werden
Wasserkosten: Nach Verbrauch (sofern Wasserzähler vorhanden) oder nach Personenanzahl
Allgemeine Nebenkosten (z. B. Müll, Reinigung): Meist nach Wohnfläche oder Anzahl der Parteien

Berechnung für den Mieter durchführen

Nach Festlegung des Verteilerschlüssels wird die Gesamtsumme auf die Mieter aufgeteilt.

Beispiel:

Gesamtkosten für Müllabfuhr: 1.200 €
Wohnfläche des Hauses: 600 m²
Mietwohnung: 75 m²
Berechnung: (1.200 € ÷ 600 m²) × 75 m² = 150 € Nebenkosten für Müllabfuhr

Guthaben oder Nachzahlung ermitteln

Vergleichen Sie die gezahlten Nebenkostenvorauszahlungen mit der Abrechnung. Hat der Mieter zu viel gezahlt, muss er eine Rückerstattung erhalten. Hat der Mieter zu wenig gezahlt, kann eine Nachzahlung gefordert werden.

Nebenkostenabrechnung schriftlich erstellen & übergeben

Die Abrechnung muss schriftlich erfolgen und folgende Angaben enthalten: ✅ Gesamtkosten je Kostenart✅ Angewendeter Verteilungsschlüssel✅ Individuelle Berechnung für den Mieter✅ Vorauszahlungen & Nachzahlungsbetrag

Tipp: Eine Excel-Vorlage oder spezielle Software kann helfen, die Abrechnung zu vereinfachen.

4. Häufige Fehler bei der Nebenkostenabrechnung vermeiden

Falscher Abrechnungszeitraum – Immer den Mietvertrag prüfen!
Fehlende Belege – Mieter haben ein Recht auf Einsicht in Rechnungen
Falsche Umlage von Verwaltungskosten – Diese dürfen nicht auf den Mieter umgelegt werden
Unzulässige Nachforderungen – Nach Ablauf der 12-monatigen Frist können keine Nachzahlungen mehr eingefordert werden

Tipp: Lassen Sie die Abrechnung vorab von einem Experten prüfen, wenn Sie unsicher sind.

Fazit: Mit einer fehlerfreien Abrechnung Streit vermeiden

Eine korrekt erstellte Nebenkostenabrechnung sorgt für Transparenz und ein gutes Mietverhältnis. Wer sich an die gesetzlichen Vorgaben hält, Fristen einhält und eine nachvollziehbare Berechnung erstellt, kann Konflikte vermeiden.

📞 Sie haben Fragen zur Nebenkostenabrechnung? Lassen Sie sich beraten – wir helfen Ihnen weiter!

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